Para dirección de finanzas, tesorería y contraloría
¿Cuánto efectivo tenemos, dónde y en manos de quién?
Hoy la respuesta llega cuando contabilidad concilia, semanas después, y para entonces el faltante ya no tiene dueño. Con Nexo el efectivo de la cadena se ve en vivo por sucursal y por persona, el corte del día se concilia contra su depósito, y cada diferencia tiene dictamen, folio y plazo.
Pantalla real de la central: el efectivo de una tienda en este momento, y a nombre de quién está.
Del corte al depósito
Un documento por tienda y por día, conciliado contra el banco.
Cada paso deja un documento con folio. No hay totales «ajustados»: lo que se contó es lo que se registra, y la diferencia se dictamina aparte.
Corte de turno
Conteo ciego sellado, esperado calculado después, diferencia con tolerancia estampada.
Documento: corte de caja
Corte Z del día
Uno por tienda y fecha, con consecutivo sin huecos. Bloquea las ventas de ese día; lo que llega después queda marcado aparte.
Documento: corte Z
Ficha de depósito
Se captura en el corte Z: importe a depositar, referencia bancaria y fecha. Pendiente hasta que se captura.
Documento: ficha
Conciliación
Finanzas ve cada corte Z contra su depósito: conciliado, sin depósito o con diferencia. Nada se da por bueno solo.
Vista: finanzas del día
Diferencias con dueño
Ninguna diferencia se absorbe en silencio.
Una diferencia de arqueo no es un número que se ajusta: es un expediente. Exige dictamen, puede convertirse en cargo con folio y plazo de aclaración, y queda en la bitácora de la razón social correspondiente.
¿Quién la explica?
La diferencia nace con el nombre de quien contó y de quien recibió en cada tramo. El dictamen es obligatorio: faltante, sobrante o error de captura, con responsable.
¿Qué pasa si es un faltante?
Se emite un cargo con folio, importe y plazo de aclaración. El empleado puede aclarar; la anulación requiere otra persona. Nada se borra: se anula con motivo.
¿Y si alguien firmó de más?
Las autorizaciones sensibles se difieren a una bandeja con segregación de funciones, suplente y escalamiento en horas hábiles. Quien pide no es quien aprueba.
¿Cómo sé que nadie lo editó?
La bitácora es de sólo inserción y está encadenada por hash por razón social. Un asiento modificado rompe la cadena y se detecta. Los tramos de custodia y las actas son inmutables en la base de datos.
Imputación contable
Cada venta y cada gasto nacen con su razón social y su centro de costo.
Cada tienda se asigna a una razón social y a un centro de costo con vigencia. La venta se imputa a la fecha operativa, no a la fecha en que llegó a la central. Un cambio de razón social a mitad de mes no reparte mal el mes.
- Gastos y compras locales desde la caja, con concepto publicado por la central, comprobante y tope por periodo
- Un comprobante vencido genera cargo; el gasto entra al arqueo como documento y sale de los movimientos
- El pago por plataforma no toca el cajón ni entra al arqueo: se concilia aparte
- Con ERP, los documentos suben ya imputados; sin ERP, la central es el registro operativo
La cartera de mayoreo desde la caja: cada remisión con su saldo, hasta liquidarla o procesarla a factura.
Lo que deja saldo
Apartados, vales, remisiones y comisiones: todo con libro.
Documentos con saldo
Apartados con anticipo y abonos, vales emitidos en la caja con código único sin red, remisiones con saldo por cobrar. Vencimientos y liberaciones en la central; canje concurrente seguro.
Comisiones causadas, no estimadas
La comisión corresponde a quien atendió, no a quien cobró. Se lleva en un libro de asientos: una devolución genera una reversa, nunca una corrección silenciosa. El periodo se cierra desde la central y se exporta a nómina.
Compra de empleado con tope
Padrón de empleados con descuento por grupo y tope por periodo. Se paga sólo en efectivo si la política lo pide, y el reporte por periodo muestra el consumo contra el tope.
Mida su faltante real antes de decidir.
El piloto arranca con una línea base de faltantes por tienda y semana. El resultado se compara contra su propio dato, no contra una promesa.